ПРРО 2025: як правильно користуватись, уникнути штрафів і автоматизувати бізнес

Програмні РРО (ПРРО) стали невіддільною частиною фінансової звітності в Україні. З 2022 року більшість підприємців зобов’язані використовувати ПРРО при здійсненні розрахункових операцій. Проте навіть у 2025 році виникає безліч питань: як користуватись ПРРО правильно, які існують штрафи, що робити при відключенні інтернету, та яке програмне забезпечення обрати.

У цій статті ми надаємо детальні рекомендації для підприємців, бухгалтерів і ФОПів щодо ефективного використання ПРРО.

Що таке ПРРО: коротко і по суті

ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій) — це програмне забезпечення, яке фіксує продажі товарів чи послуг та надсилає дані до податкової служби в режимі реального часу. На відміну від класичного РРО, ПРРО працює через інтернет, не потребує апаратного касового обладнання й може бути встановлене на звичайному комп’ютері або смартфоні.

Який ПРРО обрати: огляд найкращих рішень 2025 року

ТОП програм ПРРО для ФОП:

• Checkbox — зручний інтерфейс, API для інтернет-магазинів, надійна підтримка.

• Вчасно.Каса — підтримка інтеграції з 1С, M.E.Doc та BAS, гнучке налаштування.

• PRROsto, Cashalot — оптимальні для малого та середнього бізнесу.

🛠️ Ключові критерії вибору:

• Стабільна робота при великій кількості операцій.

• Підтримка офлайн-режиму ПРРО.

• Інтеграція з бухгалтерськими програмами.

• Оновлення відповідно до законодавчих змін.

  
  

Як зареєструвати ПРРО у 2025 році: покрокова інструкція

Реєстрація ПРРО через Електронний кабінет платника податків передбачає подання форми №1-ПРРО. Для цього потрібно:

1. Авторизуватись з КЕП (кваліфікованим електронним підписом).

2. Заповнити форму із зазначенням касира та власника ПРРО.

3. Дочекатися підтвердження реєстрації від ДПС.

Обов’язкові дії: Z-звіт та його важливість

Чому Z-звіт обов’язковий:

Відповідно до закону, щодня після завершення змін потрібно формувати Z-звіт, який є підтвердженням підсумку всіх операцій. Його відсутність прирівнюється до неподання звітності.

📅 Рекомендація: автоматизуйте нагадування про Z-звіт або інтегруйте ПРРО з внутрішнім обліком.

Робота в офлайн-режимі ПРРО: як діяти при збоях

У разі технічних збоїв або відсутності інтернету:

• Можна використовувати офлайн-режим ПРРО до 36 годин.

• Всі дані потрібно передати до ДПС не пізніше наступного робочого дня після відновлення зв’язку.

🛡️ Це дозволяє уникнути порушення законодавства, якщо система тимчасово недоступна.

Штрафи за порушення при роботі з ПРРО

Важливо знати:

Порушення	Розмір штрафу
Непроведення операції через ПРРО	100% вартості товару реалізованого з порушенням
Повторне порушення	150%
Відсутність Z-звіту	Адміністративна відповідальність
Робота без зареєстрованого ПРРО	Штраф + анулювання ліцензій

Як уникнути ризиків: професійні поради бухгалтера

• Впровадьте чіткий регламент розрахункових операцій у вашій компанії.

• Проводьте інструктаж касирів щодо дій у нестандартних ситуаціях.

• Архівуйте всі чеки та звіти — у разі перевірки ви зможете швидко надати необхідну інформацію.

• Використовуйте резервні копії даних у хмарних сховищах.

  
  

Висновок:

ПРРО — не лише обов’язок, а й інструмент контролю

Правильне впровадження ПРРО дозволяє не лише виконувати вимоги закону, а й отримувати реальний контроль над готівковими та безготівковими розрахунками. Завдяки автоматизації та сучасним рішенням, підприємства отримують прозору фінансову модель та захист від штрафів.

📞 Потрібна допомога з впровадженням ПРРО

Звертайтесь до наших спеціалістів — ми надаємо комплексний супровід: від реєстрації до автоматизації.